Alles voor de dag, op één plek.

Eén dashboard met de stand van zaken

Bij binnenkomst zie je meteen waar het seizoen staat — geen losse bestanden meer doorzoeken. Aantallen, het aftellen naar de dag, de eerstvolgende deadlines en wat actie vraagt.

• ✓ Live tellingen: rijders, jongeren, vrijwilligers en matches in één oogopslag
• ✓ Aftellen naar de dag, zodat iedereen hetzelfde tempo voelt
• ✓ Deadlines met "uiterlijk op" — sponsoren, notabelen, pers op tijd
• ✓ "Vraagt actie": het systeem wijst je naar wat blijft liggen

Rijders en jongeren, met alle details

Eén lijst voor álle deelnemers, opgesplitst in rijders, jongeren en vrijwilligers. Met de auto, het aantal plekken, een open dak, foto's en de deelnamestatus — netjes bij elkaar.

• ✓ Rijders met auto, vrije plaatsen en open-dak in één kaart
• ✓ Foto's per auto, rechtstreeks geüpload
• ✓ Status direct wijzigen vanaf de kaart
• ✓ Een detailpagina per deelnemer met contact, auto en de match

Doorklikken naar één deelnemer

Alles van één rijder of jongere op één pagina: contactgegevens, de auto, en met wie er gereden wordt — inclusief blader-knoppen naar de volgende.

• ✓ Contact, auto-details en "rijdt met" overzichtelijk bij elkaar
• ✓ Gevoelige (medische) info zit veilig achter een aparte laag

Alle contacten op één plek — ook uit het verleden

De historische lijsten van alle jaren komen samen in één centraal, beveiligd contactenbestand. Inclusief een import vanuit bestaande Excel-bestanden, zodat niets verloren gaat.

• ✓ Eén centraal contactenboek in plaats van losse sheets per jaar
• ✓ Excel-import voor de historische gegevens

Jongeren koppelen aan de juiste rijder

Koppel jongeren aan rijders met de juiste auto — rekening houdend met zitplaatsen, een rolstoel, een open dak en bijzonderheden voor de dag. Voorgestelde matches bevestig je in één klik.

• ✓ Zie wie nog wacht op een match en welke rijders plek hebben
• ✓ Houdt rekening met instaphulp, open dak en aantal plaatsen
• ✓ Voorgestelde matches bevestigen of aanpassen

Iedereen netjes door de fasen

Van uitgenodigd, naar bevestigd, naar gematcht, naar klaar voor de dag. Het statusoverzicht toont precies wie waar staat — en je duwt deelnemers met één handeling naar de volgende fase.

• ✓ De hele funnel in één scherm, per fase gegroepeerd
• ✓ Status zetten is de dagelijkse kernhandeling — in twee klikken
• ✓ "Wat veranderde" laat zien wat er in 24 uur is gebeurd

Taken, sponsoren en donaties — met deadlines

Het echte regelwerk hoeft niet meer op het laatste moment. Taken met een eigenaar en een deadline, sponsoren en PR-items die op tijd besteld worden, en de donaties die binnenkomen.

• ✓ Taken met eigenaar en snelle wissel — zie wie wat doet
• ✓ Sponsoren en PR-items met "uiterlijk besteld op"
• ✓ Donaties geregistreerd en bij elkaar

Fondsen en partners in beeld

Sponsorwerving en PR-items met hun deadlines, en de binnengekomen donaties — zodat het op tijd geregeld is en je weet waar je staat.

Mails die zichzelf grotendeels regelen

Geen handwerk meer per persoon. Gefaseerde aftel- en afsluitmails op basis van de actuele lijst, met altijd een mens in de lus die op "verstuur" drukt.

• ✓ Gepersonaliseerde mailings vanuit de centrale lijst
• ✓ Gefaseerd aftellen: steeds meer info naarmate de dag nadert
• ✓ Mens in de lus: jij geeft elke mail vrij
• ✓ Mails bevatten nooit medische gegevens — alleen een veilige link

De dag zelf, live in de hand

Een tijdlijn per locatie en fase, en een dag-cockpit met de actuele stand. Valt er iemand uit? Dan zorgt het systeem dat álles wat eraan hangt automatisch meebeweegt.

• ✓ Tijdlijn per locatie en fase: start, onderweg, finish
• ✓ Vrijwilligers op de juiste plek en het juiste moment
• ✓ Cascade: bij uitval verandert matching, planning en draaiboek mee

De planning per moment

Wie is waar, en wanneer. De tijdlijn brengt locaties, fasen en vrijwilligers samen tot één leesbaar draaiboek voor de dag.

Documenten die meebewegen

Het draaiboek en de documenten worden samengesteld uit de centrale gegevens — en blijven actueel zodra er iets verandert. Op de dag print je gewoon de laatste versie.

• ✓ Auto-samengesteld uit de database, niet eenmalig gegenereerd
• ✓ Verandert mee bij een mutatie — altijd de actuele versie